如何使用 Excel 管理事務優先順序

1、建立“家庭”或“工作”工作表標籤2、將工作表標籤 Sheet2 重新命名為“模板”，將工作表標籤 Sheet3 重新命名為“評分”3、新建重要程度表格。4、定義名稱“重要程度”。5、新建工作量表格。6、新建緊急程度表格。7、輸入標籤為家庭的工作表標題。8、輸入事務列表。9、輸入剩餘天數、緊急程度和優先順序公式。10、將 I2 單元格的格式設定為整數11、將優先順序、緊急程度和剩餘日期公式複製到所在列的剩餘單元格中。12、根據優先順序進行排序。13、儲存你的事務優先順序工作簿，包括其時間和版本。14、將事務設定為完成。15、每天檢視優先順序變化。

將各種優先順序事務寫在紙上進行管理非常困難，因為你總需要新增事務或刪除舊事務。無論在家裡還是辦公室，總會不斷有新的事務需要處理，而其中許多事務需要延續到下一天（也可能是下週或下個月）。你可以使用 Excel 表格跟蹤事務完成期限，從而可以根據實際情況對事物優先順序進行相應調整。根據下面的步驟，你只需 20 分鐘就可以學會更加有效地管理自己的事務優先順序。

1、建立“家庭”或“工作”工作表標籤開啟一個新的 Excel工作簿。右擊位於底端的“Sheet1”工作表標籤，然後單擊重新命名工作表。輸入“家庭”或“工作”

2、將工作表標籤 Sheet2 重新命名為“模板”，將工作表標籤 Sheet3 重新命名為“評分”，具體操作方法詳見步驟 1。

3、新建重要程度表格。在標籤為評分的工作表中，輸入 A、B 和 C 三列內容：

4、定義名稱“重要程度”。選擇單元格 A2 到 C7。點選插入->名稱->定義。將名稱定義為“重要程度”，然後點選確定。

5、新建工作量表格。重複步驟 3、4 和 5，在列 E、F 和 G 中新建工作量表格。選擇單元格 E2 到 G6，然後將其命名為“工作量”。

6、新建緊急程度表格。重複步驟 3、4 和 5，在列 I、J 和 K 中新建緊急程度表格，並將其命名為“緊急程度”。

7、輸入標籤為家庭的工作表標題。點選家庭工作表標籤，然後將標題插入到第一行：A - 優先順序公式，1 代表最重要的事務，其數值可以超過 100。

B - 事務名稱。

C - 重要程度表格中列出的等級 A、B、C、D、E 或 F。

D - 工作量表格中列出的等級 1 到 5。

E - 基於截止時間的緊急程度計算公式。

F - 事務完成的截止日期。截止日期並非不能更改。提前表示你能夠提前多長時間開始處理事務，而延期代表你可以將截止日期延遲的天數。例如理髮這件事的提前為 5，而延期為 4。提前 2 個星期理髮完全沒有意義，而沒有人會發覺你提前 5 天理髮。

G - 能夠提前多少天開始處理事務。

H - 在截止日期基礎上自動延期天數。

I - 剩餘日期公式。距離截止日期天數，如果超過了截止日期，那麼其數值為負數。

J - 事務實際完成時間。

K - 該任務的相關評論。

8、輸入事務列表。注意不需要填寫優先順序、緊急程度和剩餘日期單元格。因為這些單元格將由公式填寫。這裡展現的是一個家庭任務的例項。

9、輸入剩餘天數、緊急程度和優先順序公式。以下是第 2 排的這些公式。I (剩餘天數) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)

E (緊急程度) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))

A (優先順序) =VLOOKUP(C2,重要程度,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,工作量,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,緊急程度,2,FALSE)

10、將 I2 單元格的格式設定為整數。右擊該單元格，選擇設定格式格式，然後將格式設定為小數位為 0 的數值格式。

11、將優先順序、緊急程度和剩餘日期公式複製到所在列的剩餘單元格中。選擇單元格 E2，然後按下CTRL-C。選擇單元格 E3 到 E10，然後按下 CTRL-V。重複操作將單元格 I2 中的公式複製到 I3 到 I10。最後，複製單元格 A2 中的公式到 A3 到 A10。你可以忽略那些由於沒有定義事務生產的奇怪數值。

12、根據優先順序進行排序。選擇單元格 A1 到 K，包含全部由資料的行。然後點選排序。

13、儲存你的事務優先順序工作簿，包括其時間和版本。

14、將事務設定為完成。當完成事務後，你需要在完成時間列輸入時間。記住快捷鍵CTRL-;（control 鍵加上分號）可以直接輸入當前日期。

15、每天檢視優先順序變化。這裡顯示的是幾天內事務優先順序變化。在 7 月 13 日，所有事務都在提前時段之前，因此數值很大。在 7 月 20 日，一共有四個事務顯示為高優先順序（小數值），這其中包括正處於截止日期的修理草坪。在 21 日，優先順序變得更高了，這是因為事務已經處於延期時段了，而到了 7 月 23 日，由於事務已經超過了延期時段，因此優先順序變得更高。支付賬單事務的優先順序同樣在 23 日到 25 日期間快速上升。

小提示

你可以根據需要新增更多的列，例如事務相關的人或型別等。

你可以下載該工作簿的實用模板，下載地址：

將大事務分解為多個小事務。

將家庭和工作事務分別放在單獨的 Excel 檔案中。

閱讀一些關於設定事務優先順序和時間管理的文章。

=IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5)+7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))

如果需要可以每天對事務列表進行排序。

你可以將反覆出現的事務放在模板工作表中，這樣就可以非常容易地找到這些事務並拷貝。

你可以自行修改每一級重要程度的評分。

使用自動篩選功能來選擇超過截止時間的事務（緊急程度=1）或者非常重要的事務（重要程度=“A”）

有一個方法可以讓重複事務不斷自動更新，那就是將其輸入到日期列中：（例如如果是週五的事務就輸入“5”）。

在截止日期單元格使用條件語句來表示事務過期。

每週和每月（或雙週和雙月）計算完成當前週期內事務的日期。這可能是你在做工作中獲得的唯一積極反饋。

公式將找到“今天”的日期（週一 = 1，週二 = 2，...週日 = 7），然後檢查今天是否已經超過了週五。如果超過了週五，那麼我們將截止日期設定為當前週五加上七天，也就是下週五的日期。如果今天沒有超過週五，那麼將本週週五日期設定為截止日期。

在本例中，週一 = 1、週二 = 2、週三 = 3、週四 = 4、週五 = 5、週六 = 6 以及週日 = 7。

如果希望本公式在其他日期也適用，例如重複事務截止日為週二，那麼我們可以在列表中查詢週二 = 2，因此只需要將公式中的 5 更改為 2。

警告

時常儲存工作簿以便於隨時恢復其內容。

計算出的優先順序數值並非自然數。完成優先順序為“1”的任務不會增加其他任務優先順序數值。優先順序的範圍可以超過一百，但不是所有的數值都會出現。你一般需要關注優先順序為 1 到 12 的事務。

不要擔心有太多工：那些兩個月內到期的事務在其截止日期臨近之前會一直位於表格底端。

時間管理是一項非常個人化的工作，因此這個工作簿也許並不能滿足你的要求和偏好。它可能會干擾你的工作，也可能每天訪問的要求過於頻繁。它可能會對你有用，但是不適用於你的朋友們，或者情況與此相反。

使用 Google 電子表格可以讓你方便訪問檔案，而不需要將檔案隨時帶著身邊。