如何寫備忘錄

目錄方法1：編寫你自己的備忘錄1、分析物件。2、標題段。3、開頭段。4、總結段。5、展開討論段。6、結尾段。7、結尾的時候號召採取行動。8、檢查有沒有拼寫、語法和內容錯誤。備忘錄的基本功能是使讀者瞭解特定資訊，以解決特定問題。備忘錄可以寫來勸說他人採取行動，或針對某一特定的問題給出具體的反饋。一份優秀的備忘錄可以將作者關心的問題與讀者的利益高效的聯絡起來。

方法1：編寫你自己的備忘錄

1、分析物件。備忘錄寫給哪部分群體（目標讀者）？他們有什麼樣的共同訴求，關心什麼事？要思考清楚你的備忘錄重要在哪裡。

2、標題段。標題段應寫明備忘錄寫給何人，由誰所寫，完整確切的寫作時間以及主題（即反映備忘錄所寫內容）。標題段示例致：目標讀者的姓名及工作頭銜 來自：你的姓名及工作頭銜日期：備忘錄完成時的時間 主題： (或回覆：) 備忘錄是關於什麼的(用不同的格式來突出)務必使用目標讀者的正式姓名；不要使用暱稱。

寫標題段時一定要注意各部分之間空兩行，並且對齊文字。

3、開頭段。從三個部分闡述確認備忘錄的目的：問題描述；特別要求；最後方案。梳理一下備忘錄的寫作原因，並清晰的展現給目標讀者。如果你無法描述出通過採取何種手段來解決這個問題（任務陳述），那麼請重新思考一下你是否足夠清楚目前的局勢。

僅加入必要並且令人信服的內容，否則會降低文字的說服力。

4、總結段。該部分應提供前文所有重要建議的簡短陳述。這將有助於讀者快速理解備忘錄的關鍵點。 還可以加入前文中研究問題所使用的連結或引用來源。

5、展開討論段。在這一段中，寫入支援你想法的所有細節以及有助於解決問題的建議。你還可以寫上將來可能出現的問題，然後就防止該問題出現而應該採取何種措施的討論過程。將最重要的資訊放在討論段的前面。

從人們最普遍的認識開始，再接著訴說特定的事實或支援該認識的論據。

6、結尾段。以友好的態度結束備忘錄並向讀者表明你希望他們採取何種措施。要思考下讀者通過什麼樣的方法才能從備忘錄所提供的資訊中獲益，以及如何將這種情況轉化為優勢。一定要思考清楚讀者怎樣從被建議的行動中獲益，以及你怎樣將這種行動儘可能的簡化。你可能會說， “我會很高興我們以後可以再討論這些建議，並且尊重你做的任何決定。 ”

7、結尾的時候號召採取行動。如果你希望讀者在將來的某個時間做什麼事，寫下來。

8、檢查有沒有拼寫、語法和內容錯誤。要特別注意姓名、日期或數字，並確定表達習慣和你所使用的語言相一致。人性化。使用像”我“，”你“和”我們“這樣的表述。並用主動的口吻來鼓勵讀者採取行動。

記錄下會話。按你說話的方式記錄下來，不要害怕使用縮略詞。

不要表現出炫耀的感覺。避免學術用詞和技術術語。

避免使用“讓人透不過氣”的表述：語言儘可能的平實、簡潔。例如：不要說，“我們公司激勵機制的持續依賴於公司員工對公司目標的完成程度。”而是說：“如果你想繼續得到獎勵，就要完成公司的任務。”

小提示

段落儘可能的短。每一段限制在5行以內。

僅把讀者需要的資訊寫下來；簡潔但不能簡單，要讓人相信問題確實存在並且需要處理。

不要寫太多的為什麼。解釋清楚為什麼做某事很重要，但是不要過度。

用短標題來讓各個類別更易閱讀。例如，不要寫“解決中”，而是寫“辦公室裡的螞蟻問題。 ” 將每一個標題都寫的儘可能具體，簡潔，這樣讀者就能很快的弄清楚備忘錄的基本要點。

為了讓讀者更好的理解主題，在備忘錄最後加入列表、圖表和圖形是個很好的選擇。一定要寫清備註，說明這些附件是關聯於哪一部分。