如何進行郵件合併

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方法1：準備1、建立資料檔案。2、儲存資料檔案。3、建立主文件。方法2：在MS Office中進行郵件合併1、開啟郵件合併任務窗格。2、完成郵件合併嚮導。3、選擇要合併的檔案。4、選擇要使用的資料。5、插入資料域。6、預覽信函。7、完成合並。方法3：在OpenOffice.org上進行郵件合併1、建立資料庫。2、插入資料域。3、完成合並。郵件合併是一種常用的辦公功能，能夠使傳送給多人的同一封郵件各不相同。包括信封、標籤、套用信函、郵件、傳真及有編碼的打折券在內的各種文件，都可以利用郵件合併功能來批量製作。下文將為你詳細介紹郵件合併功能的使用方法。

方法1：準備

1、建立資料檔案。這個檔案可以是表格檔案、資料庫檔案，甚至可以是具有一定格式的文字檔案。其中表格檔案是最常用的，本指南將以表格檔案為例。資料檔案中應包含所有的變化資訊。例如，如果你建立的是套用信函，那麼資料檔案中就應該包含所有收信人的姓名及地址。同一組資訊要填在同一行上的單元格里，這樣，同一種類的資訊（姓、名、稱謂等）就會出現在同一列上了。

給每一列都起一個合理的名稱。郵件合併是按列來讀取資料的，而每一列的第一項則被預設為是這一列資訊的總稱，所以要給每一列資訊起一個合理的名稱。例如，名字這一列就可以叫做“名字”，這一列下面就全部是名字。這樣，當軟體詢問你要在信中插入哪一部分資料時，就會出現“名字”這一選項，這就一目瞭然了。

Microsoft Outlook使用者可以將Outlook中的地址簿用作資料檔案。

2、儲存資料檔案。把檔案儲存在容易找到的地方，起一個容易記憶的檔名。

3、建立主文件。主文件就是儲存主要資訊的文件。例如，如果你要寫一封套用信函，那麼主文件就是一封信函。其中，凡是有變動的資訊（如姓名）都要暫時留空。

方法2：在MS Office中進行郵件合併

1、開啟郵件合併任務窗格。在主文件中，點選開啟郵件合併任務窗格。如果沒找到，就開啟工具選單，在列表中選擇郵件合併。

2、完成郵件合併嚮導。Office中的郵件合併是分步驟進行的，這樣能準確、清晰地引導使用者完成郵件合併。首先選擇文件型別。點選最切合的文件型別，然後點選下一步。

選擇“開始文件”（即主文件）。如果你每一步都操作正確的話，這時應該能夠看到“使用當前文件”的選項，單擊該選擇。然後點選下一步。

3、選擇要合併的檔案。這就是你之前建立的資料檔案，選擇合適的單選按鈕，點選下一步查詢資料檔案，然後將其與主文件連線起來。如果你想用Outlook地址簿的話，就點選那個選項。

4、選擇要使用的資料。Office允許選擇或取消選擇整行資料，這樣你就能在資料檔案中自由選擇想要與主文件合併的資訊，當資訊繁多的時候，資料檔案帶來的便捷就能進一步體現出來。選擇完成後，點選下一步。資料可通過每一列的名稱來篩選。資訊繁多的時候，通過名稱篩選就會顯得尤其快捷。

5、插入資料域。點選下一步後，程式會要求你建立資料檔案（如果你還沒有建立的話），同時提供一系列將資料從資料檔案中插入到主文件中的選項。用滑鼠選中資料域，單擊相應的按鈕，插入資料。與編輯普通訊函或數字一樣，按Delete鍵可刪除錯位或重複的資料。

預設選項根據你所選的文件型別不同也會稍有差異。Office會盡可能根據你所提供的資料插入正確的資訊。例如，如果你在書寫一封套用商務信函，那麼你就會看到插入地址塊的選項，其中包括了收信人的姓名及地址，分成幾行整齊排列。有些預設選項會彈出新視窗，要求你輸入相應的資訊，這些步驟也十分簡單易懂。

如果你選擇的預設選項沒有找到相符的資訊，那麼你可以點選“匹配欄位”，告訴程式哪一個名稱應該與該標準名稱相匹配。例如，你可以將資料檔案中的“名字”一欄與地址塊中的“名”相匹配。

要選擇自己建立的資料域，就可以點選“其他選項”。這時你就能看到你起的每一欄的名稱了。

6、預覽信函。郵件合併不會在主文件中顯示出你選擇的資料域的具體資料，而要等打印出來的時候才能看到。不過，Office也提供了預覽功能，通過該功能，你就能檢查相關資訊是否插入正確。確認無誤後，就可以進行下一步了。

7、完成合並。郵件合併的最後一步會告訴你，合併已經完成，可以開始列印了。每列印一份文件，該文件的那組資訊就會出現在螢幕上，程式會自動打完所有的資訊。如果你想單獨編輯某一封信函，就可以單擊“編輯單個信函”。

方法3：在OpenOffice.org上進行郵件合併

1、建立資料庫。OpenOffice.org上做郵件合併，資料庫檔案是必須的。不過，你仍然可以先在表格檔案中建立資料。在主文件中，開啟檔案選單，選擇建立新資料庫檔案。

在彈出的對話方塊中，選擇“連線到現有資料庫”。在下拉選單中，選擇“表格”，然後點選下一步。

在下一介面中，你要將要使用的表格檔案匯入OpenOffice.org。這一步中，在檔案地址下面有一個設定密碼保護資料庫的複選框，你可以根據需求決定要不要勾選。然後點選下一步。

這一介面中，你要選擇是否註冊資料庫以便今後使用，及是否現在開啟資料庫進行編輯。（如果你已經建立了表格檔案的話，這一步就可以不用做。）點選完成來儲存資料庫。資料庫檔名要方便記憶。

2、插入資料域。現在，OpenOffice.org已經能夠識別你匯入的資料庫了，接下來就要利用該資料庫進行郵件合併。在插入選單中，選擇“域”，然後在子選單中選擇“其他”。也可以按快捷鍵Ctrl+F2。

在彈出的對話方塊中，點選“資料庫”選項卡。

點選視窗右下角的“瀏覽”找到剛才建立的資料庫檔案。選擇好資料庫檔案後，該檔案就會出現在視窗右側名為“資料庫集”的列表中。

在視窗左側的“型別”列表中，選擇“合併域”。

點選資料庫後面的“+”號，下面就會出現表格檔案；再點選表格檔案後面的“+”號，就會展開表格檔案中的資料域名稱。

單擊要插入的資料域名稱，在主文件中插入資料。記住插入之前要先用滑鼠選中資料域，否則就要通過複製貼上來將資料移動到正確的位置了。

正如在Office中一樣，主文件上的資料域資訊也是用文字數字式字元來表示的。空格鍵移動資料，Delete鍵刪除資料。

3、完成合並。檢查所有資料域的位置是否正確。確認無誤後，就可以列印主文件了。網站會根據你輸入的資訊一組一組按順序列印。

小提示

文書處理軟體中一般都會有用來建立主文件的模板。

資料域要分得越細越好。例如，一封信函中可能會包含稱謂（先生/女士/小姐）、名與姓氏，這樣你就要建立三個資料域，每一類資料都要分別放在單獨的一欄中。