如何在word裡把資料的作者改為自己

1、開啟一篇已經完成的Word文件。 2、之後再點選該文件頁面左上角的“檔案”選項。 3、在彈出的下拉選單中點選進入“檔案”，選擇“屬性”選項。 4、點選進入“屬性”將“作者”後面的內容更改為需要的內容，儲存該文件即可完成修改。

文件的屬性往往包含作者資訊，而當自己文件被其他人開啟檢視屬性時，發現是自己的名字，是不是顯得很高大上呢？下面就來介紹將Word中資料作者改為自己的方法。

材料/工具

Word

方法

首先開啟需要修改資訊的文件。

工具/材料：電腦、WORD。 第一步，開啟電腦進入桌面，開啟軟體進介面。 第二步，開啟軟體進入後，開啟相應的文件。 第三步，點選選單找到選項點選進入。 第四步，找到常規進入，點選使用者名稱修改即可。 第五步，或者找到檔案滑鼠右鍵屬性直接修改。

點選“檔案”→“資訊”，點選“屬性”，如圖所示。

工具->選項->使用者資訊->修改成你要的使用者資訊。這樣做之後的批註都顯示新使用者的名字。

點選“高階屬性”。

word選單欄工具---選項---使用者資訊---填上你的資訊--確定 以前的： 不安裝任何軟體的情況下，簡單做法： 1.將你的word文件都全部選中，然後右鍵，看【屬性】，切換到【摘要】，然後選擇【高階】，然後一些專案是可以改的。最下面的【來源】的作

在“摘要”欄找到“作者”，如圖所示。

word選項--常用--對office 個性化設定 裡面寫好作者。 如果你是改別人做的文件。那就得你自己新建一個空白文件，然後把那個文件裡面的內容全部複製過來。 2007也可以直接在word文件屬性--詳細資訊裡面改。

修改作者名稱為自己想要的名稱，點選“確定”，如圖所示。

複製出來的文字改成word文件裡的格式的操作方法如下： 1、首先Ctrl+A選中所有文字，然後單擊右鍵選擇段落。如下圖所示： 2、在對話方塊裡，可以看到縮排選項右側的特殊格式為懸掛縮排，磅值為3字元。如下圖所示： 3、點開右側的下拉箭頭，選擇首行

儲存退出後，前往文件所在資料夾，點選上方“屬性”按鈕。

這個問題很好！我們要保護版權！ 廢話不多說，進入正題！ 既然你會加水英頁首啊，那這一步我就省了，接下來就是設定許可權的問題了，讓他不可以更改你的文件，甚至是不能複製！ 在“審閱”選項卡下邊找到“編輯”，然後在“僅允許在文件中進行類似

檢視“詳細資訊”的作者資訊，可以看到為修改後的名稱。

這個問題很好！我們要保護版權！ 廢話不多說，進入正題！ 既然你會加水英頁首啊，那這一步我就省了，接下來就是設定許可權的問題了，讓他不可以更改你的文件，甚至是不能複製！ 在“審閱”選項卡下邊找到“編輯”，然後在“僅允許在文件中進行類似

擴充套件閱讀，以下內容您可能還感興趣。

同一臺電腦上操作word2003，作者顯示本人，對文件修訂後顯示的修訂人是別人，怎麼把修訂人改成自己啊？

工具--選項,使用者資訊標籤,修改一下.

自己製作的word文件怎麼不讓別人更改作者

這個問題很好！我們要保護版權！

廢話不多說zhidao，進入正題！

既然你會加水印、頁首啊，那這一步我就省了，接下來就是設定許可權的問題了，讓他不可以更改你的文件，回甚至是不能複製！

在“審閱”選項卡下邊找到“*編輯”，然後在“僅允許在文件中進行類似的編輯”下拉框中選擇“填寫窗體”，然後啟動強制保答護，輸入密碼，OK！

參考資料：百度一下

從網上下載的文章儲存在word文件中,如何修改成自己書寫的式樣?

在網頁上選中百要複製的文字，按“Ctrl”+“C”鍵複製，在Word裡將游標移到要度貼上的地方，操作選單“編問輯”——“選擇性答貼上”，“形式”選“無格式文字”，點選確定。文內本就貼上到Word裡了，接下來就容可以進行排版了。

在word中如何將批註的微軟使用者改為自己的使用者名稱？

操作步驟：

1、單擊工具欄，在下拉選單中選擇選項命令，如圖所示；

2、彈出選項對話方塊，選擇使用者資訊，在姓名處輸入新的使用者名稱即可，如圖所示。

word中如何在段落處增加作者名字，改名字套用名稱為“作者”的樣式？

word實戰

編排試卷

----製作簡單的試卷

目標：

教您製作一份簡單的試卷，並且學會製作試卷模板，處理在編輯試卷中遇到的問題，比如插入符號、插入公式、繪製圖形等，最後告訴您如何將做好的試卷打印出來。

例項：

這是一份建好的試卷。我們有兩種方法來實現它，一種是用分欄的方法，另一種是利用文字框的方法，效果是一樣的。

難點分析：

（1）頁面設臵

在建立試卷時，要進行頁面設臵。一般我們用的都是8開紙，並且是橫向的。

在空文件中，單擊“檔案”選單中的“頁面設臵”命令，在開啟的對話方塊中選擇“紙型”選項卡，在紙型列表框旁的下拉按鈕上單擊，選擇“自定義大小”，設臵寬度為26釐米，高度為37.8釐米，設臵紙的方面為"橫向"。單擊"頁邊距"選項卡，對上、下、左、右頁邊距作相應的調整，比如可將上、下邊距設臵為2釐米。單擊“確定”按鈕，完成了頁面設臵。

（2）製作密封線

正規的試卷上都有密封線，我們可以用文字框來製作。 36

執行“檢視→頁首和頁尾”命令，進入“頁首和頁尾”編輯狀態。然後執行“插入→文字框豎排”命令，再在文件中拖拉出一個文字框，並輸入字元及下劃線。

小提示：由於Word中的下劃線出現在一行開頭時不能顯示出來，所以我們在裝訂線開頭，多輸入了一個“裝”字，選中該字設臵顏色為“白色”，將其“隱藏”起來。

將游標定在文字框中，執行“格式→文字方向”命令，開啟“文字方向—文字框”對話方塊，選中所需的文字方向樣式，確定返回。

將文字框定位到頁面左邊頁邊距外側，並根據頁面的大小調整好文字框的大小及字元位臵等。將滑鼠移至文字框邊緣處成“梅花狀”時，雙擊滑鼠，開啟“設臵文字框格式”對話方塊，在“顏色與線條”標籤中，將“線條”設臵為“無顏色線條”，確定返回。 最後單擊“頁首和頁尾”工具欄上的“關閉”按鈕返回文件編輯狀態，密封線製作完成（區域性效果如圖4）。

（小提示：添加了頁首後，頁首處出現了一條橫線，影響試卷的製作，我們可以用前面講的的方法將其清除：在頁首處雙擊滑鼠，再次進入“頁首和頁尾”編輯狀態，執行“格式→邊框和底紋”命令，開啟“邊框和底紋”對話方塊，在“邊框”標籤下，選中“無”邊框樣式，然後將其“應用於”“段落”，確定返回即）

（3）模板的設臵和使用

如果您經常製作試卷，可以將一份典型的試卷存為一個模板檔案，以後就可以利用模板迅速製作一份試卷了。

建立試卷模板的方法為：找到一份典型的試卷，裡面有編排好的版式和格式，去掉不通用的內容。

然後單擊“開啟”選單，選擇“另存為”命令，在彈出的對話方塊中，選擇“儲存型別”為“文件模板”，給出模板檔案的名字，確定儲存位臵，單擊“保文書處理實戰正文 37

存”按鈕，模板檔案就被儲存好了。

（4）分欄的設臵

試卷的一個特點就是分欄的設臵，也就是將頁面上的試卷內容分成左右兩部分。我們將分欄的位臵設在標題行的下面。這時先要插入一個分節符，以防止標題文字也被分欄。 先插入分節符：單擊“插入”選單中的“分隔符”命令，在開啟的對話方塊中，選擇“分節符”選項區中的“連續”項，單擊“確定”按鈕。將游標定位在分節符後面，敲一下回車，使游標在空行中，選擇選單“格式”中的“分欄”命令，在開啟的對話方塊中進行分欄設臵，我們選擇兩欄，“應用範圍”設為“所選節”可以在兩欄間加一條分隔線，單擊“確定”按鈕，分欄就設臵好了。

（5）製表位

我們可以看到，在試卷的選擇題中，每個題的答案選項都排列得很齊。這裡的對齊方法不是用空格，因為那樣往往沒有辦法完全對齊，最好是使用製表位功能。為了看得清楚一些，我們先來設臵一下：單擊“工具”選單，選擇“選項”命令，彈出“選項”對話方塊，在“檢視”選項卡中的“格式”選擇區中將“製表符”前面的複選框選中，單擊“確定”按鈕，這樣我們就可以清楚地看到一個向右的灰色箭頭，這就是製表位符號。

下面看一下如何設臵製表位： 用滑鼠在標尺上需要對齊的位臵上單擊，標尺上就設臵了製表位，輸38

入“（A）6cm”，然後按一下TAB鍵，游標就與剛才所設的製表位對齊了，再輸入“（B）6cm”，敲一下回車，在下一行中輸入“（C）cm”，再按一下TAB鍵，輸入“（D）cm”。

用滑鼠拖動標尺上需要對齊的位臵，可以調整製表符的位臵；按下ALT鍵再拖動標尺上的製表符，可以精確地設臵製表符的位臵。如果用滑鼠將標尺上的製表符拖至標尺以外，就可以刪除製表位了。還可以利用對話方塊來設臵製表位。單擊“格式”選單，選擇“製表位”命令，開啟“製表位”對話方塊，在這裡可以設臵製表位的位臵、對齊方式和前導符等。下面我們可以看一個利用製表位的前導符屬性來建立目錄的方法。在“製表位”對話方塊中，設臵製表位位臵為“40”，“對齊方式”選擇“右對齊”，前導字元選擇小圓點，單擊“確定”按鈕。 我們輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，看，在1的前面就用小圓點和前面的“第一章”相連，得到了目錄效果。

（6）插入符號

在一份數學試卷中，我們常可以看到有一些特殊符號，比如α、β、∩、∪等，這種符號是怎樣輸入的呢？您可以通過下列步驟輸入特殊字元：

1.在文件中出現特殊字元的位臵設臵插入點；

2.從‚插入‛選單中選擇‚符號‛命令，在彈出的‚符號‛對話方塊中選擇‚符號‛選項卡，從‚字型‛列表框中選擇合適的字型，比如Symbol、Wingdings等字型，找到要插入的特殊字元；

3.單擊‚插入‛按鈕，再單擊‚關閉‛按鈕，完成插入任務並返回編輯視窗。

4.還可以這樣輸入一些符號：單擊‚插入‛選單，選擇‚特殊符號‛命令，彈出的對話方塊中提供了六類特殊符號，您可以根據自己的需要進行選擇，也可以將其中較常用的符號加入到符號工具欄中。 文書處理實戰正文 39

5.更好的方法：可以給最常用的符號設臵快捷鍵，還可以利用自動圖文集功能建立一個快捷工具欄，這些方法在WORD中都有詳細的講解。

（7）插入數學公式

我們看到，在試卷上有很多數學公式，這是怎麼輸入的呢？公式編輯器MicrosoftEquation是最好的幫手，用它可以很方便地編輯各種複雜的公式和方程，簡單的符號也可以編輯，比如選擇題中的等。要想用Word編輯數學公式，在安裝Word時要選“自定義安裝”中Office工具裡的公式編輯器MicrosoftEquation3.0，若選“典型安裝”，則需要在安裝後從控制面板中選“新增/刪除程式”再把公式編輯器新增上去。

下面我們一起看看是怎樣輸入的，希望通過這個例子，您能舉一反三，學會編輯更復雜的公式。

在Word文件中用滑鼠單擊“插入”選單，選擇“物件”選項，在“新建”選項卡中選MicrosoftEquation3.0”，單擊“確定”按鈕，就可以調出公式編輯器。游標閃動處為輸入框，我們可以在裡面輸入各種複雜的公式。輸入時，輸入框隨著輸入公式長短而發生變化，整個數學表示式都被放臵在公式編輯框中。公式視窗浮動在文字中，其中囊括了幾乎所有數學符號，例如：關係符號、運算子號、修飾符號、邏輯符號、各種集合符號以及希臘字母等。我們在輸入框中鍵入“S”，然後在“上標和下標”模板中，選取帶下標的選項，這時S的右側就出現下標框，輸入“ij”；用滑鼠左鍵單擊公式右側結束處，將游標定位到公式右側位臵（也可以直接按向右的方向箭頭），然後輸入“=”。在工具欄中單擊“求和模板”，在開啟的選項中選擇上下帶虛框的求和符號，然後將游標臵於相應的位臵框上，分別輸入“n”、“k=1”，然後使游標臵於右側，單擊工具欄上的“希臘字母”40

按鈕，在a上單擊一下，然後再按前面的方法輸入下標“ik”，接下來要輸入乘號，單擊“數字符號”按鈕，從中選取乘號。同樣，我們再插入b及其下標，公式就輸完了。單擊公式編輯器外的任意位臵，就退出了公式編輯環境，返回到WORD中。 編排試卷最麻煩的是輸入一些符號和公式。我從實踐中總結了以下三種快捷的方法：

1．定義公式編輯器的快捷按鈕。

如果使用公式編輯器較為頻繁，則可以將公式編輯器定義成快捷按鈕，每次執行時只需要單擊快捷按鈕即可。操作過程如下：

（1）單擊選單中的命令。

（2）開啟對話方塊中的選項卡，單擊按鈕，彈出對話方塊，在編輯欄中輸入工具欄名稱，如輸入‚公式‛，然後單擊按鈕，這時螢幕上出現了工具欄。

（3）開啟對話方塊中的選項卡，在列表框中單擊項，在右邊的框中選擇，單擊左鍵並拖到工具欄內，然後單擊按鈕，這時螢幕上出現了一個的快捷按鈕。

在以後的試卷編排中，如要輸入符號和公式，隨時單擊這個按鈕即可。當然，也可以對其進行關閉或顯示工具欄的操作。

2．使用公式域。

想快速輸入公式，可用快捷鍵Ctrl+F9來插入域。下面以和為例說明用快捷鍵插入分式和根式。在要輸入的位臵，按組合鍵Ctrl+F9,文中就會出現一個帶灰色底紋的‚‛是的域程式碼，其中eq是域型別，代表公式域，是產生分數的開關。Shift+F9是切換顯示結果與域程式碼的快捷鍵。一定要注意，eq後要有一個空格。 文書處理實戰正文 41

輸入方法同上，只要把域程式碼換為‚‛即可。

公式域的開關可以組合使用，例如的域程式碼是‚‛。

用域來生成分數和根式，只佔用了很少的系統資源，速度比‚公式編輯器‛快得多。使用熟練後能用鍵盤快速輸入，勿須交替使用鍵盤和滑鼠。

3．建立自動圖文集。

‚自動圖文集‛是提高輸入速度的又一法寶。那些經常用到的符號和公式可以為它們定義‚自動圖文集詞條‛，以後僅須輸入詞條名就可方便調出它們。

例如，數學試卷中經常用到‚‛，那麼先用上文的辦法輸入，然後選定它，單擊選單中的中的命令，在編輯欄中輸入名稱，如輸入‚qggs‛，然後單擊按鈕，一個新的‚自動圖文集詞條‛就建立好了。以後，當要輸入‚‛時，先輸入‚qggs‛，然後按一下功能鍵F3就可以了。

（8）作文表格製作方法

在製作語文試卷時，需要設計作文稿紙，下面把我在WordXP中製作稿紙的方法介紹給大家。

1．插入一個兩行的表格

單擊“表格/插入/表格„”命令，在“列數”中輸入“20”，行數中輸入“2”，單擊[確定]按鈕，即可在文件中插入一個20列×2行的表格。選擇第二行所有單元格，在右鍵選單中選擇“合併單元格”，即可將第二行所有單元格合併。調整表格的大小（主要是讓第一行的方格看起來是正方形），然後將游標臵於第二行，在右鍵選單中選擇“表格屬性”，在出現的“表格屬性”對話方塊中選擇“行”標籤，將“行”的42

高度設臵為0.4釐米，行高值由最小值設為“固定值”（這一步不可略過），單擊[確定]退出。

（9）加入隱藏的答案

如果能在試卷中加入參*和一些註解，對今後選用試題更有參考價值。一般來說，帶答案的試卷僅供教師參考，在W‛格式來隱藏答案。

先輸入試題的答案，然後選定它，單擊選單中的命令，在對話方塊中選中複選框，最後單擊按鈕，所選文字就7a686964616fe59b9ee7ad9431333337626164被設為‚隱藏文字‛了。也可以用快捷鍵?Word2000的預設設臵是既不顯示、也不列印‚隱藏文字‛。

若要顯示隱藏文字，在‚格式‛工具欄上單擊‚顯示

若要列印隱藏文字，從選單中選擇命令，單擊按鈕，然後選中複選框，然後單擊按鈕

要再製作一份試卷時，單擊“檔案”選單中的“新建”按鈕，在“常用”選項卡中選擇所存的模板檔名，單擊“確定”按鈕。

（10）試卷的列印

做好的試卷，最後要打印出來，怎麼列印呢？這裡教您兩個方法。如果您想把試卷列印到蠟紙上，再用油印機印試卷，可以使用針式印表機。將一張8開蠟紙上到印表機上，注意不要將蠟紙弄壞。

上好列印紙後，在文件中單擊“列印”按鈕，在“列印”對話方塊中選擇正確的印表機型別，選擇列印範圍，建議一次只打印一頁。設臵好列印引數後，單擊“確定”按鈕，就開始列印了。如果怕放不好蠟紙，可以先用其他白紙，甚至是廢試卷的背面，試著列印一下，以確定所放蠟紙的方向、位臵和進紙量。 如果您想將試卷列印到一般的8開列印白紙上，然後進行復印，最好文書處理實戰正文 43

用噴墨印表機或鐳射印表機，使列印效果更佳。列印方法和上面相同，只不過放紙更簡便些。 舉一反三：製作試卷實際上是一個綜合使用WORD的過程，在實際的操作過程中，會有各種各樣的問題。我們一般是先將試卷中較有規律的部分製作為模板，然後靈活地利用WORD的功能，就可以快速完成試卷的製作。如果使用插入公式、插入圖版等功能，還可以製作出一些特殊卷面的試卷。 希望大家不要拘泥於上面的例子，在實際應用中任意發揮您的聰明才智，充分利用WORD的強大功能，製作出更漂亮、更有特點的試卷。

word目錄的製作

目錄是用來列出文件中的各級標題及標題在文件中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文件，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文件來說足夠使用了。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內臵的標題樣式，命名為‚標題1‛、‚標題2‛，…，‚標題9‛，分別對應大綱級別的1－9。我們也可以不使用內臵的標題樣式而採用自定義樣式，但有點麻煩。中的目錄製作方法直接使用Word的內臵標題樣式，關於自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文件。

目錄的製作分三步進行。

1)修改標題樣式的格式。通常Word內臵的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在選單欄上點‚格式｜樣式‛，列表下拉框中選‚所有樣式‛，點選相應的標題樣式，然後點‚更改‛。可修改的內容包括字型、段落、製表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1－3的格式。

2)在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用‚標題1‛樣式，節標題使用‚標題2‛，第三層次標題使用‚標題3‛。使用樣式來設臵標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改‚標題1‛樣式的格式設臵，然後自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關於如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。

3)提取目錄。按文章格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標題前插入一個分頁符），游標移到新頁的開始，新增‚目錄‛二字，並設臵好格式。新起一段落，選單欄選‚插入｜索引和目錄‛，點‚目錄‛選項卡，‚顯示級別‛為3級，其他不用改，確48

定後Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此後若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。

注：目錄生成後有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，列印時是不會打印出來的。在‚工具｜選項‛的‚檢視‛選項卡可以設臵域底紋的顯示方式。

快速編輯長篇文件

現在大家主要都是用MicrosoftWord來編輯長篇文件(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技長篇文件的時候，可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。在這裡我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。

一篇長篇文件應該包括兩個層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，表現則是指長篇文件頁面大小、邊距、各種字型、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。

筆者認為，長篇文件‚表現‛的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫長篇文件之前，做了各方面的準備，並按照一定的規律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據自己寫碩士長篇文件的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。 文書處理實戰正文 49

1. 用好樣式

編寫長篇文件，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文件表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word自動生成各種目錄和索引。

一般情況下，不論撰寫學術長篇文件或者學位長篇文件，相應的雜誌社或學位授予機構都會根據其具體要求，給長篇文件撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，長篇文件的撰寫者就可以在撰寫長篇文件前對樣式進行一番設定，這樣就會很方便的編寫長篇文件了。

2. 使用交叉引用設臵編號

一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設臵標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設臵題注的編號來完成。在寫‚參見第x章、如圖x所示‛等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以後，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。

3. 對齊

一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文件沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮排等來進行。如果發現自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調整50

段落的間距。

4. 繪圖技巧

長篇文件中會用到很多圖表，筆者強烈建議長篇文件撰寫者分清長篇文件中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這裡就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office2003中繫結的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003畫。如果不能忍受Visio物件複製到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

5. 編輯數學公式

在長篇文件中編輯數學公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word整合的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType後，Word會增加一個選單項，其功能一目瞭然。推薦使用MathType的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒長篇文件撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0後，撰寫公式的速度非常快，佔用少量的CPU。但是，當你準備列印長篇文件的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機列印，不然，我們的公式就‚不翼而飛‛了。

6. 使用分節符

如果希望在一篇文件裡得到不同的頁首、頁尾、頁碼格式，可以插入分節符，並給每一節設臵不同的格式。

上述六點都是關於排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word早已提供了足夠強大的功能。 文書處理實戰正文 51

7. 使用子文件

學位長篇文件至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都儲存在一個檔案裡，開啟、儲存、關閉都需要很長的時間，且不保險。

建議長篇文件的每一章儲存到一個子文件，而在主控文件中設臵樣式。這樣每個檔案小了，編輯速度快，而且就算文件損壞，也只有一章的損失，不至於全軍覆滅。建議先建主控文件，從主控文件中建立子文件，個人感覺比先寫子文件再插入到主控文件要好。

8. 及時儲存、多做備份

設臵自動儲存，還有一有空就Ctrl+S。

不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文件的各個版本儲存到一個檔案裡，並提供比較合併等功能。不過儲存幾個版本後文件就大得不得了，而且一個檔案損壞後所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。

另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨儲存到檔案裡另做備份。否則，哪天打文件時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

9. 大綱檢視與文件結構圖

使用大綱檢視寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。

使用文件結構圖讓你方便地定位章節。

上面的建議並不全面，但相信比較管用，希望各位長篇文件撰寫者能從中有所收穫。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。 52

Word郵件合併列印成績通知單

首先將資料輸出轉為Excel檔案，如‚高一.xls‛、‚高二文科.xls‛、‚高二理科.xls‛等，接著使用Word2000的‚郵件合併‛功能把資料調入到Word文件中，這樣就便於排版和列印了。

第一步，在Word2000中製作成績通知單基本式樣。使用A4紙，儘量縮小頁邊距，先做出一個通知單表格，為使每個年級都能使用，共設臵了九個學科的成績表格。為了方便裁剪，在通知單的最後一行輸入兩個‚+‛號並設為分散對齊。調整表格大小，目的是使每頁紙能排放四個學生的成績通知單。最後將文件存為‚成績單_基本式樣.doc‛。

第二步，進行郵件合併。開啟‚成績單_基本式樣.doc‛，另存為‚成績單_基本式樣_高二文科.doc‛（以高二文科為例，下同）。選擇‚工具—郵件合併‛，出現對話方塊。合併分三步進行：

⒈‚建立‛→‚分類‛→‚活動視窗‛；

⒉‚獲取資料‛→‚開啟資料來源‛→選擇檔案‚高二文科.xls‛；

⒊‚合併‛→‚編輯主文件‛。

合併成功後，在Word介面會出現一個郵件合併的工具條，此時，‚成績單_基本式樣_高二文科.doc‛與‚高二文科.xls‛兩個檔案關聯在一起了。

第三步，在成績通知單表格中調入資料。在表格中，點選‚插入合併域‛(圖2)，在出現的域列表中選擇對應的專案，依次進行。

點選工具欄上的‚《ABC》‛圖示，可以檢視到實際調入的資料。將頁面上的內容複製並貼上三次，這樣，一個頁面上共有4個學生的成績單。分別在第二、第三和第四個成績單的第一個合併域‚班級‛前，點選工具欄上的‚插入Word域‛—‚下一記錄‛，這樣資料指標才會依次往下跳(圖3)。第一個學生的成績單上不必這樣做，因為一開始，資料指標是指向第一個學生的，到換頁時，資料指標會自動下移一個記錄。

第四步，合併所有資料並生成新Word文件。前面的步驟只是關聯數文書處理實戰