投诉处理怎么写

首先要明确车间管理投诉的内容，投诉的对象，投诉的目的是什么，才能知道该怎么写，特别是要搞清投诉所要达到的预期结果，围绕这个主线条，搜集相关法律、政策、管理制度、车间管理存在的问题等等资料和数据，你才能写好投诉报告。

如果你补充的资料真实的话，这个班长是在以权谋私，通过手中的一点点权利进行弄虚作假，侵吞公司财物（现金），人为加大公司成本投入，减少利润收入，扰乱公司正常生产、经营的管理秩序，如果这个班长所侵吞的加班费用数额巨大的话，达到5000元以上，班长侵吞公司财物的行为即构成犯罪，公司可向班长提取刑事诉讼。

做人要诚实，取财要有道，做事要敢于担待。你要投诉的问题还要讲方法，最好是工友联名投诉，要找公司一号反映，要防着不测，告不倒别人反被咬。

投诉书及其格式

一、投诉书，是指消费者和经营者之间发生消费者权益争议纠纷以后，消费者请求消费者协会出面调解时向其递交的书面材料。

二、投诉书主要内容

（一）投诉人的基本情况。即投诉人的姓名、住所、工作单位、邮政编码、联系电话号码等。

（二）被投诉人的基本情况。即被投诉人的姓名（或单位名称）、地址、邮政编码、电话号码、法定代表人、经办人等等。

（三）消费纠纷情况。即购买商品或接受服务的时间、价格、数量、受损害的具体程度及有关证据材料。购买商品还要写楚 商品的商标、牌号等等。这部分内容要尽量写详细，以供消费者协会在调查处理时参考。

（四）投诉请求。包括退、换、修原商品、支付赔偿等等。

三、投诉书的格式

投诉书没有固定格式，下面列举一个实例请作参考。

格式如下：

投诉书

X X X 消费者协会：

我叫赵 X X ，女，家住 X X 市 X X 巷 X X 号，工作单位 X X X X，联系电话 X X X X X X，邮政编码 X X X X X X。我到 X X 市 X X 商场购买 X X 牌电脑时，其合法权益受到侵害。 X X 商场在 X X 街 X X 号，商场负责人： X X X 。售货员：X X X，电话号码：X X X X X X。

事情的经过是这样的：（略）

我请求消费者协会依法维护我的合法权益，并要求 X X 商场赔偿损失 X X X X 元。

投诉人：赵 X X

X X X X 年X X 月 X X 日

投诉处理函是指回复客户的投诉，并提出处理意见的信函。

一，格式与要求

投诉处理函的内容包括：

1.引述投诉函要点。

2.表明己方态度。

3.提出处理意见。

回复客户投诉，态度必须认真坦诚，记住“顾客永远正确”这句商业名言，不管对方的投诉理由是否充足，都应对其投诉表示接受，感谢对方对己方的工作提出意见。信尾庆有单位领导的签名，语言礼貌得体，用词冷静事平和。

二，范例

回复投诉函

XXX先生：

X月X日来函收到，感谢您在信中指出我们工作上的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作出安排，今天以加快方式将所订货物发往贵方。我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合作。

特此回复。

XX家用电器厂

X年X月X日

写一份8D报告，就可以了 1D： 团队成员 （就是处理该品质异常所组成的人员） 2D：问题描述（时间、地点、什么问题、问题严重度） 3D：临时对策 （就是临时采取的措施，主要使客户不因该问题受到影响） 4D：原因分析 （找出发生该异常的可能性因素，然后一一证实，最终找出根本原因） 5D：永久性对策（制定出永久性措施） 6D：验证永久性对策（对该永久性措施进行验证，长期监视其效果） 7D：预防再发措施 （预防再发生修正必要的系统，包括方针、运作方式、程序，以避免此问题及类似问题的再次发生。

必要时，要提出针对体系本身改善的建议。 8D：团队激励（这个就不多说了，肯定个人贡献）。

需要注意的是，客户投诉的处理，是从售前就已经开始了的。

一旦发生客诉，则一定要把它看成是与客户交流的良好机会。对投诉的处理一定要及时，这会让客户感到自己的问题得到了重视。

及时地到达问题现场和及时地给予回复，是解决客户投诉的第一步工作，也是能否成功解决客户投诉的关键。这个过程给客户的信号是：我的投诉得到了重视。

切忌不要以为拖会解决问题。以下五个步骤：1. 控制个人情绪 当顾客进行投诉时，往往心情不好，失去理智，顾客的语言或者行为会让员工感受到攻击、不耐烦，从而被惹火或难过，容易产生冲动，失去理性，这样就使得事态发展更加复杂，企业服务和信誉严重受损。

大家可参考帮助平复情绪的一些小技巧：深唿吸，平复情绪。要注意唿气时千万不要大声叹气，避免给顾客不耐烦的感觉。

集中在解决问题的方法，保持笑容及放慢说话速度2.聆听顾客说话 为了管理好顾客的情绪，首先要意识到这些情绪是什么，他们为什么投诉。细心地聆听顾客愤怒的言辞，给顾客一个宣泄，辅以语言上的缓冲，为发生的事情致歉，声明想要提供帮助，表示出与顾客合作的态度。

这既让顾客将愤怒一吐为快，使愤怒的程度有所减轻，也为自己稍后提出的解决方案做好准备。3.建立双赢共鸣 对顾客的不满深表理解，这是化解怨气的有力武器。

当顾客投诉时，他最希望自己的意见受到对方的尊重，自己能被别人理解。建立与顾客的共鸣就是要促使双方交流表达，达至双赢效果。

在投诉处理中，有时一句体贴、温暖的对白，往往能起到化干戈为玉帛的作用。与顾客产生共鸣的塬则是真诚地理解顾客，而非同情。

只有站在顾客的角度，想顾客之所想，急顾客之所急，才能与顾客形成共鸣。要站在顾客的立场想问题，学会换位思考：「如果我是顾客，碰到这种情况，我会怎样呢？」 实现顾客共鸣的技巧有：第一，重复内容，用自己的说话重述顾客难过的塬因，描述时并稍微夸大顾客的感受； 第二，作出响应，把你从顾客所感受到的情绪说出来，模拟顾客的境地，换位思考，想象一下，我们的供货商以相同或类似的方式对待他们的顾客（我们）时，我们会作出怎样的反应。

共鸣表达的最大挑战，是使顾客听起来感到真诚，表现出对顾客观点的理解，听起来才具感染力。4.及时表示歉意 为使顾客的情绪更加平静，即使顾客是错的，但致歉总是对的，这是为顾客情绪上所受的伤害表示歉意。

道歉要有诚意，要发自内心地向顾客表示歉意，不能口是心非、皮笑肉不笑，否则就会让顾客觉得是心不在焉的敷衍，感到更加不满。当道歉时，最惯常的说法是「很抱歉，但是……」，这个「但是」否定了前面说过的话，使道歉的效果大打折扣。

最常见的例子是，当一家餐厅员工说：「很抱歉，但是我们太忙了！」，客人不会在乎「太忙」，反而认为这是在推卸责任。 为情况道歉，而不是去责备谁。

即使在问题的对与错还不是很明确，需要进一步认定责任承担者时，也要首先向顾客表示歉意，但要注意，不要让顾客误以为公司已完全承认是自己的错误，我们只是为情况而致歉。例如可以用这样的对白： 「让你感到不方便，不好意思」 / 「给你添了麻烦，非常抱歉」。

这样有助平息顾客的愤怒，又没有承担可导致顾客误解的具体责任。当是顾客出了错时，我们也不能去责备。

要记住，当顾客做错时他们也是正确的，他们也许不对，但他们仍是顾客。我们可能无法保证顾客在使用产品的过程中百分之百满意，但必须保证当顾客因不满而找上门时，在态度上总是能够百分百的满意！ 5.提出解决方案 对于顾客投诉，要迅速作出应对，要针对顾客所投诉的问题，提出应急方案；同时，提出杜绝类似事件的发生，或类似事件发生的处理方案，而不仅仅是解决了目前客户的投诉而草草了事。

我们应该迅速就目前的具体问题，向顾客说明各种可行的解决办法，或者询问对方的想法，对问题解决的意见，为具体方案进行协商；然后确认方案，总结将要采取的各种行动，并重复顾客关切的问题，确认顾客已经理解，并向顾客承诺不会再有类似事件发生。在检查顾客投诉的过程中，负责投诉处理的同事要记录好投诉过程的每一个细节，把顾客投诉的意见、处理过程及方法都在处理记录表上进行记录，深入分析顾客的想法，这样顾客也会有较为慎重的态度。

而每一次的顾客投诉记录，企业都会存盘，以便日后查看，并定期检讨产生投诉意见的塬因，从而加以修改。为了防止此类事件的再度发生，研究是否需要进行改革，对服务程序或步骤要做哪些必要的改变，以提出预见性的解决方案。

顾客进行投诉是希望能继续光顾，同时对企业服务不满讯息的反馈，无疑也给企业提供了一次认识自身服务的不足和改善服务质量的机会。所以，员工都要真诚地对顾客表示感谢。

因此，可以写一封致谢信，感谢顾客所指出的问题，并为防止以后类似事件的发生，企业所作出的努力和改进的办法向顾客说明，真诚地欢迎顾客再次光临或惠顾。~。

这个问题应该有两种情况：

一是将有关部门处理意见箱投诉意见的情况进行汇总整理，向上级或主管领导提交一份报告。

二是向意见箱中的意见投诉人进行回复。

到底所提问的问题中指的是哪一种尚不明确。

如果是向上级部门或主管领导提交的报告，主要内容应该是：

1，共收集了多少条意见；

2，这些意见中有多少是有效的，有多少是无效的。

3，这些意见内容的分类情况以及涉及的部门和人员情况。

4，对这些投诉意见的办理情况。

关于对投诉人的回复，那就很简单了，不必多说。

红网《百姓呼声》栏目组：

贵栏目2008年3月21日发出的红调字[2008]0227号湖南红网调查函已于2008年4月1日收悉，现将调查处理和投诉原因及整改措施情况汇报如下：

一、调查处理情况。

4月1日，经调查落实用户投诉情况属实，我公司已于2008年3月28日给完成点火通气，并已与该用户进行了电话联系，用户表示满意。

二、引起投诉的原因。

1、任务量增加是造成用户投诉及未按期履约的原因之一。

去年10月份起至今年1月底，我公司按天然气民用户安装计划是6000余户，而从10月份起我市广大用户申请报装天然气的热情高涨，为尽量满足百姓的这种需求，我公司接纳用户的数量已达14000户左右，并且绝大部分是要求在过年前点火送气。虽然在施工力量、施工措施方面已做了大量的准备，但任务量的增大和部分用户或小区的施工环境未达到要求，有的甚至人为阻工，经多方协调仍不能解决问题，致使工程不能按计划完成。

2、冰冻期长是造成用户投诉及未按期履约的原因之二。

今年从元月以来，南方数省及我市遇到了百年一遇的冰冻灾害，冰雪灾害期达三十余日，致使2000余户居民安装不能如期完成。

3、施工队民工不能按国家规定休假正常上班是造成用户投诉及未按期履约的原因之三。

“春节”是国家和民族的传统佳节，按农村的传统习惯，一般要出正月十五才进城上班，而施工队大部分是农民工，致使冰灾过后较长一段时间仍不能组织正常施工。

4、去年10月，为适应市场和公司管理需要，我司信息化上线，信息化的实施对公司原新有业务流程有更高的要求，原业务模式将按要求进行变更，业务岗位人员将有一段适应过程，也给业务流程的正常进行带来一定影响。

三、下一步的整改措施。

1、成立用户投诉处理小组。

从3月初起，公司根据用户的投诉情况，迅速成立投诉处理小组，全权处理未按合同履约的用户投诉，根据用户需求，重新按时间、计划、按要求尽快保证用户履约天然气安装、通气。从处理的用户投诉情况来看，效果良好。

2、制定业务流程的实施考核办法和投诉受理考核办法。

3月初起，公司先后制定了《业务流程的实施考核办法》和《投诉受理考核办法》。要求各相关责任部门及责任人认真组织学习，公司按办法认真进行考核，并在3月15日开始执行，尽快理顺业务流程。

3、在短时间内力促合同履约。

截止春节前未按时安装的天然气合同民用户大约有2000余户，公司正采取措施，在4月底以前有计划、有步骤地完成这部分用户的履约。

4、加强施工队的培训教育。

认真组织施工队人员的安全及文明施工，服务规范教育，以确保用户对安全和服务满意。

5、吁请政府、媒体及相关部门给予我们更大的理解和支持，帮助我们协调和化解一些矛盾及问题。

我们相信，在政府及广大用户的理解和支持下，通过全司人员的不懈努力，我们将迅速改变现状，不辜负政府及老百姓的期望，更好地去服务社会、服务人民。

湘潭新奥燃气有限公司（公章）

二〇〇八年四月七日