如何在有限時間內合理安排工作
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1、選擇工作任務的範圍。2、把工作任務羅列出來。3、給每項任務標上重要程度。4、給每項任務標上緊急程度。5、給每項任務表示所需時間和精力的多少。6、從以上所列的三項指標,比較每項任務。7、清單看起來可能像下面這張圖一樣:8、排序。9、將上圖排序如下:10、調整任務的順序。11、將不同類型的工作任務交替完成。12、完成一項任務後將其在清單上劃去。
時間緊迫而你又有很多事情要做?學習如何在有限時間內合理安排工作,將有效地提高你的工作效率。1、選擇工作任務的範圍。每次把注意力集中在一類工作任務裏,比如家庭作業、家務、整理文檔、清洗碗碟等等。
2、把工作任務羅列出來。一般不超過12項任務。
3、給每項任務標上重要程度。從任務的價值高低,給任務編上重要性,重要性高的用H表示,重要性中等的用M表示,重要性低的用L表示。
4、給每項任務標上緊急程度。從任務的截止日期考慮,截止日期近的用H表示,中等的用M表示,遠的用L表示。
5、給每項任務表示所需時間和精力的多少。從所需時間的角度考慮,耗時短的用S表示,中等的用M表示,耗時長的用L表示。一項任務雖然耗時短,但需高度集中注意力的,也應用M表示。
6、從以上所列的三項指標,比較每項任務。重點關注最重要、最緊急,而耗時最少的人物。
7、清單看起來可能像下面這張圖一樣:
任務 | 重要性 | 緊急程度 | 耗時 | 排序 |
---|---|---|---|---|
檢查家裏防煙裝置的電池情況 | 高 | 中等 | 短 | |
(再次)觀賞《洛基恐怖秀》電影 | 低 | 高 | 中等 | |
支付水電費 | 高 | 高 | 短 | |
清理冰箱底部 | 中等 | 低 | 短 | |
理髮 | 中等 | 高 | 中等 | |
重新裝飾卧室 | 中等 | 中等 | 長 |
1、排序。 將那些重要性最高、最緊急、而耗時最短的工作任務放在一起。
根據截止日期遠近,給任務排序。
不重要、不緊急的事情可以往後拖一拖。
2、將上圖排序如下:
任務 | 重要性 | 緊急程度 | 耗時 | 排序 |
---|---|---|---|---|
支付水電費 | 高 | 高 | 短 | 1 |
檢查家裏防煙裝置的電池情況 | 高 | 中等 | 短 | 2 |
理髮 | 中等 | 高 | 中等 | 3 |
清理冰箱底部 | 中等 | 低 | 短 | 4 |
重新裝飾卧室 | 中等 | 中等 | 長 | 5 |
(再次)觀賞《洛基恐怖秀》電影 | 低 | 高 | 中等 | 6 |
1、調整任務的順序。如果完成某項任務的時間不夠,或者另一項任務的截止日期馬上就到了,考慮調整下任務的順序。
2、將不同類型的工作任務交替完成。將家庭作業與家務任務交替安排,例如整理了一段時間的文檔之後,開始清洗碗碟,這樣可以起到調節休息的作用。
3、完成一項任務後將其在清單上劃去。這個動作會讓你產生一種成就感,你還可以給自己獎勵以獲得更大的工作動力。
素材
鉛筆紙
彩色筆
小提示幫助和教育他人。如果你提前完成了工作,可以幫助或教教你的家人或朋友。你的父母或許還會因此付給你一些勞務費。
平衡好各個工作很重要。 集中注意力工作半小時到一小時時間,然後休息一下,這樣效果最好。
預留些時間以防有未預料的事情發生。
如果兩項任務同等重要或同等緊急,考慮先做用時少的任務。
如果是學校的功課,考慮先做分值高的或截止日期近的任務。
將大任務分解成多個小任務來做。小任務更容易完成。
對於費時長需要高度集中注意力的任務,考慮安排一段長時間以便完成任務。
將不重要且費時費力的任務,考慮刪減掉或延遲做。
做的計劃要切實可行,不要安排超負荷的任務。
安排休息、放鬆、恢復精力的時間。
尋求幫助。將部分任務分配給家人或朋友。
用電腦上的文本或表格編輯器做清單,這種方法可以省去手動複製清單的過程。
警告你自己和他人的安全是所有事情當中最重要的事。
你的個人生活、幸福感和完整性應該排在清單的最上面。
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