如何寫訪問函 查閲函怎麼寫

一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。

標題 函的標題是全要素標題，即包括髮文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。

正文 函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敍述事項，第二部分説明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然後提出希望、請求或要求。最後明確提出“以上意見可否，請函覆”，“敬請函覆”，“特此函告”等。“事項”部分基本是敍述和説明的寫法，是什麼就寫什麼，應簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項複雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。覆函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發文字號、主要內容。如“貴廠*字*號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然後寫答覆的主要事項，所答覆的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。覆函的結尾一般可寫上“此復”“特此函覆”等話語。在覆函中要針對來函中提出的問題予以答覆：同意或不同意，同意將怎麼辦；不同意是什麼原因或應該怎麼辦，不應該怎麼辦等。文中用語應言簡意賅。

落款與日期 函的正文寫完之後，最後要有簽署和日期，並要加蓋公章。

函根據使用範圍和性質，可分商洽函；詢問函、申請函、答覆函四種，前三種是去函，也叫問函、發函、來函；後一種是覆函，也叫回函。

去函的寫法，開頭簡述去函的原因、目的

函根據使用範圍和性質，可分商洽函；詢問函、申請函、答覆函四種，前三種是去函，也叫問函、發函、來函；後一種是覆函，也叫回函。

去函的寫法，開頭簡述去函的原因、目的；主體以陳述事項為主，要寫明商洽、詢問、請求的有關事項，內容集中，一函一事，並提出希望或要求；結尾，按是否要回復的要求用不同的慣用語，用詞語氣要謙和誠懇，平實得體，也不要用客套話和寒暄語。

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。 函是應用寫作實踐中的一種常用文體。

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函，則要注意行文的針對性，答覆的明確性。 其次，函也有時效性的問題，特別是覆函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。 “函”的寫法同時要注意以下幾點：

（一）要嚴格按照公文的格式寫“函”。

（二）“函”的內容必須專一、集中。 一般來説，一個函件以講清一個問題或一件事情為宜。

（三）“函”的內容必須真實、準確。

（四）“函”的寫法以陳述為主，只要把商洽的工作，詢問和答覆的問題，向有關主管部門請求批准的事宜寫清楚就行。

（五）發“函”都是有求於對方的，或商洽工作，或詢問題，或請求批准。因此，要求“函”的語言要求樸實，語氣要懇切，態度要謙遜。

（六）“函”的結尾，一般常用“即請函覆”、“特此函達”、“此復”等慣用語，有時也不用。

商業信函格式

同其它信函一樣，商業信函也是一種具有習慣格式的文體。商業信函通常由信封、信文及附件3部分構成。前兩部分是必不可少的，而後者則需視具體情況而定。

1）信封

(1)信封的種類

信封有橫式和豎式兩種。用橫式信封時，將收信人地址寫在信封的上方；用豎式信封時，將收信人地址寫在信封的右側，如果位置顛倒了，就會導致投遞錯誤，發信人寄出的信又會給投遞回來。

(2)信封的內容

①收信人地址。用橫式信封時，收信人地址居上書寫；用豎式信封時居右書寫。這部分內容包括：郵政編碼，省、市（縣）、城區、街道、門牌號碼，以及單位全稱和業務部門名稱。收信人的地址要寫得詳細具體、準確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細地址，也不要簡化單位名稱，以免誤投。

②收信人姓名。一般寫在中間位置，字稍大。姓名後接寫稱呼等，如“同志收”、“先生啟”。初次聯繫工作時，如不知對方姓名，或有時為避免因對方業務人員調動工作（或出差）而延誤書信的處理，也可把具體業務部門作為收信人，如某廠“銷售科收”等。

③寄信人地址及姓名。用橫式信封時居下書寫；用豎式信封時居左書寫。

根據郵政部門的規定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信封的左上角。

(3)國外信封書寫格式。

為了便於投遞，對國外商業業務信函，應按國外的習慣格式書寫，國外信封的書寫格式與國內不同，而寄往使用英語的國家和地區的商業信函，其信封書寫格式又分美式和英式兩種：

①美式信封書寫格式，一般是在信封左上角寫寄信人的姓名與地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址寫在信封的居中偏右位置，包括：收信人的稱謂（先生、女士、經理等）和收信人的名、姓、門牌號碼和路名、市名、州名、郵政編碼和國名。

郵票一般貼在信封右上角，航空標誌或貼或寫在郵票下方。

②英式信封書寫格式，一般是將寄信人的姓名和地址寫在信封的左下角，航空標誌或貼或印在信封的左上角；收信人的姓名與地址寫在信封的居中位置，郵票也貼在信封的右上角。注意在寫信封上的姓名、地址時，美國習慣一般都採用齊頭式，就是每一行左面都取齊。英式寫法則多采用縮進式，即每行逐次向右縮進。

③為投遞方便，信封上（可在信封左上角或右下角）還標註有關投遞事項.

商業信函常見的附件有報價單、產品介紹或説明書、訂購合同、發貨通知單、產品質量檢驗書等，用以證實信文所寫的各種論點，或作為商業業務往來的確認手續.

關於公司之間貨款已結算完畢，寫一份函。

寫法（一）函的結構。 函一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。

1.標題。函的標題通常有兩種結構形式： （1）由“事由+文種”構成。

（2）由“發文機關+事由+文種”構成。 2.正文。

函的正文主要由原由和事項兩部分構成，有的附加結尾。 （1）原由：寫明發函的原因、依據。

原由的寫法，除問答函（指覆函）有一定模式可循，商洽函、請批函均無模式可循。不同內容有不同寫法。

覆函的原由常見寫法是“**日來函收悉”，或“（關於……的函）收悉。”商洽函、請批函的原由寫明商洽、請批某事的原因理由即可。

（2）事項：寫明商洽、請批、答覆的具體內容。常見寫法有兩種：第一種寫法是一段到底，把事項跟原由融合起來。

第二種寫法，事項與原由分開，事項部分依據內容分條來寫。 結尾：有的意完即止，無特殊的結尾標誌；有的在結尾處寫上“特此函告”或“盼復”、“請函覆”；若是覆函，則寫上“特此函覆”。

3.發函單位。加蓋單位公章。

4.發函日期。位於印章下方，全稱寫明年、月、日。

函是一種在同級機關之間、不相隸屬機關之間經常使用的公文，主要適用於相互商洽工作、詢問和答覆問題。

向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准某一事項時也用函，不用請示，例如某單位向某高校請求代培技術人員，應向該高校發函聯繫。由於上下級機關之間也可以就某些具體的事項用函來聯絡溝通、諮詢答覆，所以函在實際工作中其實是一種不受嚴格的行文關係限制的文種。

函有公函和便函之分。公函涉及的事項一般都是比較重要的，所以行文鄭重，多采用正式公文格式發函。

便函用於一般事務，如同日常寫信，格式簡便，用帶抬頭的信箋紙、落款處加蓋公章就可以了。 函有去函和覆函之別，這是從行文方向上來看的。

如果根據行文宗旨，也可以將函分為商洽函（聯繫工作、商洽合作）、詢問函（諮詢問題）、答覆函（答覆詢問）、請批函（請求批准某個事項）、通報函（通報情況、告曉事項，類似周知性通知）、邀請函（邀請參加會議或活動等）等。 函的正文分三個層次，一是發函原因，即因何事致函。

如果是答覆函，答覆公函時通常採取引用來函發文字號或發函日期來代指對方來函主題的寫法，比如“你單位XX[XXXX]X號函悉”、“貴單位XXXX年X月X日來函收悉”。二是具體事項，內容較多時可以分條列項陳述，答覆函則應根據對方來函內容逐一答覆清楚。

三是結束語。去函的結束語常用“特此函達”、“盼復”、“專次致函，見覆為荷”等；覆函的結束語常用“特此函覆”、“此復”等。

便函還可以用“此致 敬禮”結束，但公函不用這種表示方法。