如何做工作交接

目錄

部分1：交接安排1、與經理討論交接事宜。2、儘早起草交接檔案的大綱。3、把現有的工作好好收尾。4、與同事溝通。5、寫一份正式的交接檔案。部分2：交接期管理1、儘量給交接多預留一些時間。2、重要檔案務必親自移交。3、盡力幫忙。4、進行最後的交接會議。部分3：考慮長遠發展1、強調現有的工作支援和相關培訓。2、別忽視了辦公室文化。3、提供私人聯絡方式。當你離職時，經理或主管可能要求你在交接期幫助繼任的同事，讓他能更好地接手工作。有條不紊地做好交接，積極主動地幫忙對方，除了可以讓公司平穩度過這個過渡期此期外，你也能留下良好的職業聲望。

部分1：交接安排

1、與經理討論交接事宜。首先，和經理詳細討論，確定如何進行交接事宜，然後根據實際的工作和經理需要的方式開始移交各項工作。他們可能要求你在交接期全力配合繼任的同事，包括讓他在你的指導下工作數天，甚至更長時間。在大多數情況下，你需要準備一份正式的交接檔案。

徵求經理的意見，確定交接的範圍和重點。

2、儘早起草交接檔案的大綱。明確了經理的期望之後，你就可以著手起草交接檔案了。這個檔案可以幫助你安排交接工作，並將交接期間所有的任務和重要資訊編成目錄，逐項跟蹤進度。這個檔案應該包括：詳細列出日常工作、任務和優先事項。

本崗位的主要工作職責。

明確繼任的同事需要達到的要求。

列出將被移交的重要檔案清單。其中可能包含特定的合同或工作方案等。

3、把現有的工作好好收尾。假如你很快就要離職，不妨稍微努力一點，把快要完成的工作也處理掉，確保毫無疏漏。這樣不僅可以讓繼任的同事有一個全新的開始，你自己也會感到很有成就感。另外，你還能和公司好聚好散，提升自己的職場聲譽。雖然做起來不簡單，但如果某些工作已經接近尾聲了，再努力一點完成它們吧。

假如一個新人在工作接近完成之前才加入，往往會因為不熟悉當中的細節而有點不知所措，反而無法如期完成。

4、與同事溝通。繼任的同事正式開始工作之前，先找時間和現在的同事談談交接事宜，詢問他們當中有哪些事項是比較重要的。你或許會發現之前沒有意識到的問題，可以利用這個機會解決它們。正在發生的問題對於你的離職日期影響不大。意識到了這些問題後，你可以告訴繼任的同事，由他來接手解決。

你也可以利用這個好機會告知大家你的離職和具體日期。讓同事知道交接這件事，好讓他們可以做出相應的調整。

交接過程中，你的工作效率會受到一定影響，也可以提前說出來，讓同事做好心理準備。

5、寫一份正式的交接檔案。交接準備的最後一步是完成正式的交接檔案，起草的時候可以只寫大綱，但正式檔案上必須詳細說明幷包含所有重要資訊。通常，你需要和經理以及相關的同事一起檢查這份檔案，儘量在繼任的同事開始上班前幾天就完成這份檔案，併發給他們。檔案的內容可能會因工作而異，但一般包括以下幾項：工作清單和時間表。

現有問題的簡述。

近期的行事曆和截止日期。

相關的登入帳戶資訊和密碼。

常用的聯絡人列表。

電腦檔案和資料夾的操作指引。

部分2：交接期管理

1、儘量給交接多預留一些時間。當繼任的同事開始辦公的時候，如果你還在職，就能提供更完整的工作交接。這個過程的長短沒有固定，一般至少需要幾天或更久來幫助繼任者開展工作。一般而言，全面交接的時間越長，能傳遞的資訊就越充分。有時候，你免不了會忘記一些需要告知繼任者的事項。讓他跟著你一起辦公，就能很好地避免這個問題，同時也可以讓他熟悉你的日常工作。

2、重要檔案務必親自移交。交接過程中，所有關鍵資料和檔案都要親自移交，確保最重要的事項得到恰當處理，需要優先處理的事項也能被清楚列出。面對面地移交，這樣兩人也能充分討論當中的複雜資訊。這個面對面的機會除了能讓你充分解釋關鍵的資訊，也讓繼任的同事可以直接向你提問題，對於交接是非常有益的。

問題發生的情況肯鞥與之前討論過的有所不同，如果沒有這次當面交接和討論，可能就會被忽略掉。

3、盡力幫忙。與繼任的同事同處一個辦公室時，應該隨時保持專注，並積極主動幫忙。繼任的同事在剛開始幾天可能會有點害羞或害怕打擾到你，也不太想一直問問題，但你應該主動發現他們的難處，並幫忙解決任何可能發生的問題。明確地告訴他你很樂意提供幫助，而且歡迎他向你提問。

盡力幫助繼任者，有助於營造出一種在交接過程中分工合作的良好氛圍。

4、進行最後的交接會議。在完成交接並正式離職之前，還需要和繼任的同事開一個會，進行最後的全面交接。在會上詢問繼任的同事還有什麼問題，和他們之前做好的記錄。這樣的會議對新人來說是一次很好的機會，可以清楚認識到自己的角色和職責。交接中的任何不確定性都可以在這個會議上得以明確。

邀請經理或主管參與這個會議，這是一種比較明智的做法，當然根據工作性質的不同可能有所差異。

事先通知經理或主管會議的時間和地點，並諮詢他們有什麼需要補充。

部分3：考慮長遠發展

1、強調現有的工作支援和相關培訓。把這次交接當作一個盡力幫助別人獲得成功的機會。你不只是把工作交接給對方，而是幫助他和前僱主的長遠職業發展。不吝提出任何你所知道的相關培訓。

很可能當你開始這份工作之初，獲得了一套完整有效的培訓，使你得以快速適應並發展。

務必向繼任的同事提及這一點，同時鼓勵他去探索這方面的可能性。

2、別忽視了辦公室文化。在與繼任的同事相處期間，不要只關注工作上的技術層面，還要花點時間跟他聊聊這個公司獨特的工作環境和文化，讓他熟悉辦公室的日常運作。這對於新人來說是非常重要的，可以大大消除他們對新環境的恐懼和疑慮。帶著繼任的同事在辦公室轉一圈，介紹給大家認識。

對於繼任同事和其他同事的角色分工，要有明確的定義和區分，方便日後工作順利開展。

如果繼任的同事職責與你現有職位略有不同，或者兩者的關注點和優先事項有所差異，要明確地告知現在的同事，以便日後工作順利開展。

3、提供私人聯絡方式。假如你想更盡責一些，可以把聯絡方式告訴繼任的同事，讓他在你離職後，遇上重大問題或在需要指導的時候可以聯絡你。當然，並不是每個人都樂意做到這一步的，這也取決於你與前僱主的關係有多好。有些問題往往可以通過簡單的一封電子郵件來解決。

離職後還主動提供幫助，會讓人對你留有好的印象，聲譽也會提升。