生活全書館如何給客戶寫商務信函
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部分1：商務信函格式
1、使用專業的信頭。商務信函所代表的是公司，所以應該看起來獨具一格和高品質，幷包含公司的標誌或品牌。你可以在微軟文書處理軟體中，利用預先設計的彩色信頭模板建立一個信頭，然後把自己公司的現有標誌或品牌圖案加上去。
2、開啟文書處理程式。商務信函應該在電腦上書寫。建立一個新文件，並給文件設定1英寸的頁邊距。
使用Times New Roman、Georgia或Ariel這樣的襯線字型，中文建議使用方正字型檔裡的系列字型。字型大小不要超過12，也不要小於10。確保字型樣式或大小不會影響閱讀。
確保文件設定為單倍行距。
3、設定齊頭式格式。齊頭式是商務信函中最常見的格式，同時也是最容易設定及應用的格式。每個標題必須向左對齊，段與段之間空一行。從文件的頂部開始，商務信函英包含以下段落：寫信函的日期，或信函寄出的日期。這個日期非常重要，可以作為自己或收信人的記錄，還有可能作為法律用途。因此，要確保信函日期的準確性。
傳送方地址。這是公司的對外地址，應該以標準式樣書寫。如果傳送方地址在信頭已經出現過，那就跳過這一段。
收信人姓名和地址。這一欄就寫收信方的名稱和地址資訊，使用某某先生或某某女士這樣的稱呼是可以根據實際情況來變化的，例如，如果收信人是妮娜·布朗，而你並不清楚對方的婚姻狀況，就可以把名稱後的’’小姐’’或’’女士’’去掉。
稱呼欄。可能是’’致布朗女士’’或’’致妮娜布朗’’，如果不確定讀這封信的人是誰，那就寫’’尊敬的先生’’或’’尊敬的女士’’。也可以用’’敬啟者’’作為稱呼，但只有在確實不清楚收件者的時候才這樣寫。
信函正文。本文的下一部分將著重說明這一點。
信函結尾以及簽名。這裡可以寫上祝頌語，諸如’’此致敬禮’’、’’祝商祺’’等。
部分2：商務信函正文
1、確定信函受眾。無論受眾是哪個群體，信函的語調都應該保持專業，但可以根據受眾來調整所使用的語言或用詞。如果收信者是另一家企業的人力資源部門，語言的使用上就應該正式嚴謹。如果收信者是某個特定客戶，則可以使用較為輕鬆或非正式的語言。確定受眾的另一用處是可以避免使用對方無法理解的表達。在信函中，要避免使用讀者不熟悉的術語，普通客戶很可能無法明白你公司的太空計劃裡所使用的縮略詞，因此，要避免在信函中使用它們。
要寫好商務信函，首要原則就是清晰、簡潔以及有禮貌。
2、正文第一行寫信函的目的。寫信之前，考慮好寫信的目的。你是為了通知客戶你們公司在新地方新設的辦公室，還是提醒客戶到期未付的賬單或未結餘額，又或者是迴應客戶的投訴？從正文一開始就開門見山，讓讀者知道信函的主題。千萬不要對信函的目的含糊其辭，而是要直入主題。如果是作為企業主陳述意見，就使用’’我’’；如果是代表公司或組織，則使用’’我們’’。
直接陳述，比如’’我們寫這封信是為了通知您’’，或’’我們正寫信請求’’。如果是以企業所有者的身份寫信，也可以使用以’’我’’為主語的句子，比如’’我聯絡您是為了’’，或’’我方最近聽說……，因此想進一步瞭解……’’。
比如，你（企業所有者）正在就上個月的未付賬單寫信給妮娜·布朗，於是信函的開頭可以是這樣的：’’這次寫信與您聯絡，是因為您的賬戶從2018年5月起有未結餘額。’’
或者你是公司員工，正在寫信迴應客戶對公司太空計劃的投訴，那信函的開頭可以是：’’我們收到您對我司火星太空計劃的投訴。’’
也可能是寫信通知讀者他們贏了一場比賽，或是他們獲得了一個研究生專案的名額。那麼信函的正文就可以從’’我很高興地通知你們……’’或’’我們很高興地通知您……’’來開頭。
如果不得不傳達壞訊息，那就以這樣的句子作為開頭：’’我們很遺憾地通知您……’’，或者’’經過慎重考慮，我決定不……’’。
3、多使用主動語態，少用被動語態。在日常會話中，我們較傾向於使用被動語態，但被動語態無形中會讓語言變得枯燥或令人困惑。因此，在商務信函中，主動積極的語調就有效得多，因為它能建立一種更加自信的氛圍。被動語態的句子是這樣的：’’哪些投訴是我能為您解決的？’’把賓語前置作為主語。
而主動語態的句子則是：’’我能做些什麼來解決您的投訴呢？’’這個句子聽起來更積極明確，對於讀者而言更容易理解。
被動語態顯得更委婉、含蓄，但是一般而言，商務信函中還是使用主動語態更有效。
4、如果你之前已經就某件事跟讀者聯絡過或溝通過，可以在信函中提及這一點。也許你在上個月初曾經聯絡過妮娜·布朗，提醒她關於未付賬單的事；或者在上個月的某次會議中，一個客戶曾表達過對太空計劃的不滿。如果在之前已經因為這些事情跟讀者取得了聯絡，大可以在信函中提及。這樣會讓讀者回憶起之前的溝通過程，從而讓這次商務信函的聯絡顯得更加直接、重要。可以使用這樣的句子："根據我們之前就貴司未付賬單的溝通……"，"感謝你們在3月份的付款"，或是"在5月份的會議上，你們提出針對太空計劃的問題，對我們而言非常有用"。
5、發出請求或提供幫助。通過以工作形式禮貌地發出請求或提供幫助，與讀者之間建立起積極的互動氛圍。假設你是一個試圖讓客戶付賬的企業主，可以使用這樣的句子："籍此信函希望您能夠立即關注您的未付賬單事宜。"
假如你正以公司名義書寫信函，可以使用這樣的句子："我們希望做一個會面安排，方便您與我們的人力資源主管進行面談。"
在信函中，還應該表現出你做好準備解答讀者可能有的問題或疑慮，比如說："關於您對賬單的任何疑問，我都將樂意解答。"，或者是："您是否需要我們提供有關該計劃的更多詳情？"
6、結束信函。結尾處需要包括一個行動號召，呼籲讀者採取行動或宣佈寫信方的措施，可能是特定日期前的付款要求，或是發出與讀者召開正式會議的邀請。你還應提及未來與收信方直接交談的機會。比如說："我期待在下週的預算會議上見到您。"，或者"期待在您來訪我們總部期間，與您進一步探討此問題。"
提醒讀者留意信函中提及的任何檔案，比如"請檢視隨附的未付賬單。"，或是"隨本信函一起寄付的還有我們空間推廣計劃的副本。"
最後以一個祝頌短語結束信函：’’此致敬禮’’或’’祝商祺’’。
當信函的收件者是不認識的人時，最後使用’’敬上’’。
只在寫信給比較熟絡或有工作關係的人時，才使用’’致意’’或’’此致，即頌近好’’。
7、校對信函。假如信函中滿是拼寫錯誤，精心構思的所有格式和寫作內容都會被破壞！再次檢視是否還有被動語態的句子，如果有，試著把它們改為積極的主動語態。
留意是否有表達不清楚或不夠直接的長句。商務信函越短越好，因此儘可能地讓句子簡潔易懂。
小提示
列印信函時，要使用215.9毫米×279.4毫米的白紙。如果要郵寄，先信紙對摺三次，然後裝進標準信封再寄出。- 文章版權屬於文章作者所有，轉載請註明 https://shqsg.com/licai/3yvlyo.html
