你才能掌控生活 能掌控時間

18世紀思想家馬修·亨利(Matthew Henry) 說：“成大事者必起大早。”這和“早起的鳥兒會捉蟲”的諺語英雄所見略同。許多企業的頂級管理者把這句話奉為自己的時間管理準則。

迪士尼CEO羅伯特·愛格爾(Robert A. Iger) 每天4:45 起床到健身房鍛鍊,6:00 進入辦公室閱讀各種資料, 直到7:00 舉行一天當中的第一次會議。“每個人都有自己的生活節奏, 不過對我來說, 早晨是巔峰時刻, 那時候比較心平氣和。”

美國傳媒大亨默多克的新聞發言人霍華德·魯賓斯坦每天早上4:30 之前就到書房快速瀏覽電視新聞, 然後處理用不同顏色區別的檔案, 確定要回的電話, 簽署支票, 確定當天的日程, 這樣暫告一段落之後, 他會舒展舒展身體出去跑步。……

時間管理的重要性不言而喻, 對於很多人, 早起可能是個時間管理的好辦法, 但在我們著手改變之前, 最根本的是, 首先明確時間管理對於自己的意義在哪裡, 什麼樣的時間規劃方式才適合自己。

不做時間管理陷阱的三種人

不同的人有不同的時間管理方式, 最根本的是, 時間管理關注的是“效能”。一個講求效能的人會從所有任務當中選擇出最重要的, 並用最有效的方式來完成它。在如何應用時間這個事情上,做出正確的選擇比更快更好地完成手頭的工作更加重要。

為了避免掉進時間管理陷阱, 美國“時間管理之父”阿蘭· 拉金教授提醒我們不要成為以下三種人：

第一種, 執著於井井有條的人。他們總是不停地列出任務清單, 更新清單, 並忘記清單。他們投入大量時間進行規劃, 除非把最微妙的細節都規劃好, 否則他們絕不採取任何行動。最後, 他們可能根本還沒開始工作。他們追求的只是井井有條的感覺, 而不是工作本身。

第二種, 那些“做得太多”的人, 他們總是讓自己忙個不停,結果根本沒有時間去考慮自己所做的事情有多大價值。通常他們非常高效, 但也容易犯錯, 一旦選錯方向, 所有努力都將功虧一簣。

第三種人是時間狂, 就是那些過於關心時間的人。他們從不肯浪費任何時間, 搞得自己和周圍的人都很緊張, 即使因為會議比預定的時間晚開始了一分鐘, 他們也會氣得七竅生煙。

在拉金教授看來,“這些人並不比那些總是在救火、總是在追趕時間、總是隻說不做的人好不到哪裡去。”

尋找你的內部黃金兩小時

Case： Mary 是個家庭主婦, 每天在丈夫和孩子離開到上午11 點,她總感到渾身有使不完的勁, 於是開始在屋子裡忙個不停, 整理床、洗盤子、洗衣服、整理玩具……但從11 點到下午兩點半, 她會陷入低潮, 幾乎什麼都不想做。她希望儘快完成家務抽出時間來做蠟燭, 但總也沒有足夠的時間。

Solution：很顯然,Mary 正在犯一項基本的規劃錯誤。每個人都有兩種黃金時間, 其中一種是內部黃金時間: 在這段時間裡, 我們的精神狀態達到最高潮, 工作起來自然最有效率。

對於Mary 來說,她只要把做蠟燭和做家務的時間顛倒一下, 就可以把自己的內部黃金時間用來製作蠟燭了。

有些人在早晨7 點以後再也無法集中精神, 有的人則在晚上10 點到午夜這段時間效率最高。在確定自己的內部黃金時間之前，不妨在接下來的兩個星期中做做試驗，看看你在一天當中的哪段時間效率更高，情緒更高漲，建議你把這段時間用來最為重要的工作。

找到C 級活動, 刪除它!

Case：Ming 有個壞習慣: 每次接到一項新任務時, 總是不能第一時間開始著手, 卻反覆檢視正在進行的專案或完成的任務, 它們大部分只是行政性的工作。除非把所有的原來的事都做完, 否則他不會開始那個新專案。

Solution: 解決Ming 的問題, 其中一個技巧就是不斷隨形勢的發展更新A 級任務( 最重要的工作), 剔除不必要的C 級活動( 最不重要的事情)。

那些善於利用時間的人總是會為自己安排很多A 級活動, 他既不會反覆考慮自己應該做哪項A 級活動, 也不會在某個A 級活動上過於追求完美。相反, 他每天進行好幾項A 級活動, 並且告訴自己, 一旦明確了任務, 完成這件任務的最佳時機就是現在。

根據80/20 原則, 如果一個人每天要完成十件工作的話, 他只需完成其中的兩件, 就可以產生80% 的價值。他首先應該找出這兩件工作, 將其標誌為A 級活動, 然後儘快完成它們, 而完全把另外八件暫時放在那裡。

實際上, 要想保證有足夠的時間來完成A 級活動, 最好的方法就是儘量減少那些C級活動的時間。把這些活動從自己的日程安排上刪除, 並將其徹底清除你的大腦。許多C級活動即使放棄也不會帶來任何不利後果。

你可以隨時問自己這樣一個問題:“如果我不做這件事的話, 會有怎樣的結果?”如果你的答案是“沒什麼大不了的”, 那就暫時先把它放到一邊, 轉而開始你偉大的A 級活動。

保證找到你想見的人

Case：Gery 是銷售新手, 他通常一早到公司開始閱讀資料, 並把拜訪客戶時可能用到的材料準備好, 中午或者下午一整段的時間都用來拜訪客戶。但常常令他困擾的是, 每次他到達客戶公司時, 總是很難見到人, 對方不是外出辦事, 就是在開會。

Solution: Gery的問題同樣出在沒有善加利用他的黃金時間上,不過這一次是外部黃金時間。所謂的外部黃金時間, 就是指外部資源( 通常是人) 最為齊備、最能幫助你做出決定、回答你的問題或者為你提供資訊的時間。在處理問題的時候, 一定要事先確保你能夠見到那些你必須見到的人。

希望很方便地找到需要聯絡他人的人, 必須事先了解對方什麼時候有時間, 即便你是大公司的CEO。但大多數人都不太擅長站在別人的角度瞭解別人的日程安排。事實上, 瞭解別人的日程安排有很多好處。

比如, 某公司的CEO 經常趁午飯時間去老闆的辦公室請示工作, 因為他知道老闆在午飯時間很少出去。他們可以一邊吃三明治, 一邊談工作, 因為這段時間很少有人來找自己的上司, 所以他們的談話也很少會被打斷。

拯救你失衡的生活和健康!

Case：Robin, 建築師, 不久前得了一場大病, 剛恢復就又開始每週工作60 個小時。他覺得自己根本沒時間陪伴妻子和孩子, 整個生活都是失衡的。

Solution: 和許多“往上爬” 的人那樣,Robin 因工作負擔過重而忽視了家人和私人時間。事實上, 美國一項專門針對“成功人士”和“非成功人士”的研究表明,許多為了工作而犧牲私人生活的人最終都走上了失敗的道路。

如果你感到失衡, 想增加休息的時間, 唯一方式就是直接減少工作量。

比如, 一家男裝連鎖店的銷售經理每週工作80 個小時, 連續忙碌兩年都沒有休息, 無論他申請多少次, 他的上司都不同意給他招聘一名助理, 最後他放棄了這份工作到另一家公司, 才有更多時間陪伴家人。

和他在同一家公司的總會計師用另一種方法解決了這個問題。申請未果之後,他儘量完成自己的工作, 可一旦發現實在無法完成, 他就把工作留在辦公室, 讓上司處理一切。反覆多次, 他的上司終於為他聘請了助手。

時間管理是教你如何更加聰明, 而不是更加努力地工作, 最終你會發現自己開始有更多的時間跟家人或朋友在一起, 或者有更多的時間去完成以前因“沒有時間”而一直推遲的夢想。漸漸地, 你感覺自己不再像以前那樣受制於外界因素, 而是開始逐漸學會控制這些因素。