商函怎麼寫

最低0.27元開通文庫會員，檢視完整內容> 原發布者：huangwiom 商務信函的格式和範文商務信函屬於商務禮儀文書範疇，是指企業與企業之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。

其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關係、傳遞商務資訊、聯絡商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答覆問題、處理具體交易事項。其種類包括聯絡函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。

文種特性〔一）語氣口語性每一封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。

而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。

（二）內容直接性企業每天都要閱讀大量信函檔案。商務信函不需要用華麗的詞句。

所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。

當涉及資料或者具體的資訊時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助於加快商務活動的程序。（三）態度真誠性商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。

不管說什麼，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。

這裡所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語，而是。

XXX公司：感謝長期以來對我公司的支援，在合作的過程中我們雙方都非常愉快，在這裡再次表示由衷的感謝.對於貴公司在日前提到的降價問題，我公司非常重視，經公司董事長會同各個部門慎重研究和仔細論證後，對貴司所提出要求回覆：1.由於原材料漲價等因素導致生產成本增加；2.油類漲價，運輸費用增加；3.工人工資按照國家相關政策進行調整後，工人工資增加；4.特別是對於貴司所需要的產品，我司為儘快交付給貴司，是增加了生產班次提前完成，所以有相當部分員工加班費用.綜合以上4點，所以對貴司要求暫無法滿足，希貴司能一如既往的理解和支援.同時，我司鄭重承諾，在以上幾方面因素有價格下降的前提下，我司肯定回第一時間給貴司產品進行相應調整.順頌商祺！XXX公司。

商務函電基本格式 20 May 2003 Date Line日期 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address收信人地址 Dear Sirs: Salutation稱呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Body信文 Yours faithfully Complimentary Close客套結束語 Tony Smith Signature Block簽名欄 Enc. Enclosure Notation 商函的書寫原則 寫信的原則（Writing Principles）已從原來的3(Conciseness, Clearness, Courtesy)發展到目前的7個"C": Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration） 例項 Dear Sirs, Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable. （信的本文漢譯）： 關於你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。

請著手辦理申請出口許可證。 一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。

商務信函常用語 1.建立貿易關係： 我們願與貴公司建立商務關係。We are willing to establish trade relations with your company. 我們希望與您建立業務往來。

Please allow us to express our hope of opening an account with you. 我公司經營電子產品的進出口業務，希望與貴方建立商務關係。This corporation is specialized in handing the import and exports business in electronic products and wishes to enter into business relations with you. 2.自我推薦： 請容我們自我介紹，我們是……首屈一指的貿易公司。

Let us introduce ourselves as a leading trading firm in… 本公司經營這項業務已多年，並享有很高的國際信譽。Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige. 我們的產品質量一流，我們的客戶一直把本公司視為最可信賴的公司。

Our products are of very good quality and our firm is always regarded by our customers as the most reliable one. 3.推銷產品： 我們從……獲知貴公司的名稱，不知貴公司對這一系列的產品是否有興趣。Your name has been given by…and we like to inquire whether you are interested in these lines. 我們新研製的……已推出上市，特此奉告。

We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed…. 我們盼望能成為貴公司的……供應商。We are pleased to get in touch with you for the supply of…. 我們的新產品剛剛推出上市，相信您樂於知道。

You will be interested to hear that we have just marketed our new product. 相認您對本公司新出品的……會感興趣。 You will be interested in our new product……. 4.索取資料： 我們對貴方的新產品……甚感興趣，希望能寄來貴公司的產品目錄及價目表。

We are interested in your new product…and shall be pleased to have a catalog and price list. 我們從紐約時報上看到貴公司的廣告，但願能收到產品的價目表及詳細資料。We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms. 獲知貴公司有…上市，望能賜寄完整詳細資料。

We hear that you have put…on the market and should be glad to have full details. 如蒙賜寄貴公司新產品的詳細資料，我們將深表感激。We should appreciate full particulars of your newly developed product. 如蒙賜寄有關…的樣品和價目表，我們將甚為感激。

We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your… 5.寄發資料： 很高興寄你一郵包，內裝……We are pleased to send you by parcel post a package containing… 欣寄我方目錄，提供我方各類產品的詳細情況。We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products. 奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。

We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises. 為使貴方對我方各種款式的手工藝品有一初步瞭解，今航郵奉上我方目錄和一些樣品資料，供您們參考。 In order to give you some idea of various qualities of handicrafts we carry, we have pleasure in forwarding you by airmail one catalogue and a few sample books for your perusal. 6.附寄資料： 隨函附上本公司新出品的……樣品，請查收。

You will find enclosed with this letter a sample of new…. 隨函附上購貨合同第**號兩份，希查收，諒無誤。請會籤並退我方一份備案。

重慶公司推廣商業信函成功案例（北京商業信函公司）

我有幸瞭解到一家重慶生產機床公司的情況，該公司老闆向我介紹了這樣一件例項：該公司一直生產一種小型車床，在周圍地區的銷售一直不錯，因為這種小型車床特別適合一些小型鄉鎮企業加工精度要求不太高的產品，加之價格也便宜。然而，不到五年，周圍地區對這種小型車床的需求量已近飽和狀態，唯一的出路就是開啟市外、省外市場。要開啟市場，廣告開路，要大量的錢，而這家公司當時連職工發工資都犯難了，無力去做廣告。這時正值年底，次年的生產怎樣安排？ 這時，銷售主管拿出了幾個省的企業名錄，對老闆說，我們何不嘗試利用名錄郵寄產品廣告呢？ 說幹就幹，他們當即草擬了廣告並印好，按照企業名錄有選擇地向市外、省外的鄉鎮企業公司及工廠發了800封信函。一共花了多少錢？ 老闆告訴我：郵資520元，信封160元，印廣告200元，共計880元。當他們將這些信函交郵局發出後，心裡不安地想到：有效果嗎？ 不到十天，湖南一個鎮的企業發來第一份訂貨傳真，數量不大，只要4臺。接著幾天，電話、傳真以及採購員紛紛來了，前後兩個月，他們共收到和接待採購38起，訂貨數量一下子使當年的生產任務達到飽和，樂壞了老闆，都說是800封信救了這個公司。去年底，嚐到甜頭的這家公司，將廣告擬好後，向市外、省外有關企業發商業信函五千件。該公司花費4000多一點，這點費用僅是在報紙上作幾百字的一次小廣告費而已。

一些使用過商業信函的企業負責人不無體會地認為：在報刊上打廣告，猶如機關槍掃射，有它的效果，即面廣；而用商業信函的形式，則如步槍點射，命中率高，因為目標明確，可以把自己要介紹的商品，準確地介紹給有針對性的客戶，且花費較小，一般企業能夠承受。可以預測，今後商業信函將會為更多企業，特別是中小型企業所採用。

商業信函並不是我國的創造，在國外早已有之，在國外至少有50年的歷史了，國外有關人士把影視、廣播、報紙、書刊、信函並稱為五大媒體。世界權威營銷專家菲利浦·科特勒日前又到滬傳經。他說，在營銷傳播手段日漸多元化、廣告投放成本日漸高漲的現代社會，企業必須要有更精確、可衡量的營銷溝通，提高資本回報率。其中，直復營銷將顛覆傳統的營銷模式，成為一種新的潮流。

You will be interested in our new product…….8/. 2.自我推薦： 請容我們自我介紹. 3.推銷產品： 我們從……獲知貴公司的名稱，不知貴公司對這一系列的產品是否有興趣。

We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed…. 我們盼望能成為貴公司的……供應商。You will be interested to hear that we have just marketed our new product. At present，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲；02B. 相認您對本公司新出品的……會感興趣： Salutation稱呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Body信文 Yours faithfully Complimentary Close客套結束語 Tony Smith Signature Block簽名欄 Enc, Consideration） 例項 Dear Sirs, Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations。

Please allow us to express our hope of opening an account with you. 我公司經營電子產品的進出口業務，希望與貴方建立商務關係。This corporation is specialized in handing the import and exports business in electronic products and wishes to enter into business relations with you, Conciseness, Correctness，並享有很高的國際信譽。

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige. 我們的產品質量一流，我們的客戶一直把本公司視為最可信賴的公司， Concreteness，相信您樂於知道；： Completeness, Clearness。請著手辦理申請出口許可證。

一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。 商務信函常用語 1.建立貿易關係： 我們願與貴公司建立商務關係。

We are willing to establish trade relations with your company. 我們希望與您建立業務往來， Clearness, Courtesy）發展到目前的7個"C" 商務函電基本格式 20 May 2003 Date Line日期 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address收信人地址 Dear Sirs。Your name has been given by…and we like to inquire whether you are interested in these lines. 我們新研製的……已推出上市，特此奉告. 4.索取資料： 我們對貴方的新產品……甚感興趣，希望能寄來貴公司的產品目錄及價目表。

We are interested in your new product…and shall be pleased to have a catalog and price list. 我們從紐約時報上看到貴公司的廣告，但願能收到產品的價目表及詳細資料。We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms. 獲知貴公司有…上市，望能賜寄完整詳細資料。

We hear that you have put…on the market and should be glad to have full details. 如蒙賜寄貴公司新產品的詳細資料，我們將深表感激。We should appreciate full particulars of your newly developed product. 如蒙賜寄有關…的樣品和價目表，我們將甚為感激。

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You will find enclosed with this letter a sample of new…. 隨函附上購貨合同第**號兩份，希查收，諒無誤。請會籤並退我方一份備案。

Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order. Kindly sign and return one copy for our file. 我們很高興地附上詢價單第**號，請貴方報離岸價格。We have pleasure in enclosing our file. 我們確認向貴方購買……，隨函附上訂單確認書供參照。

We confirm having purchased from you ….A confirmation order is enclosed 商務信函常用語 for your reference. 7.請求做代理商： 我們深盼與英國公司接洽，希望成為其銷售代理商之一。We are anxious to contact some British firms with a view to acting as their selling angents. 如蒙考慮擔任銷售你們…代理商，我們將十分高興。

We should be glad if you would consider our application to act as agents for the sale of your… 8.請求報價： 茲函請提供……的報價。We 。

書面告知函一般包括：首部、正文、結尾、結束語、結尾落款五個部分。

一、首部

一般寫明告知函的標題、主送單位名稱。

二、正文

正文一般分成開頭、正文兩個部分。開頭一般寫明函件的主題原因。正文再對主題進行詳細的解釋說明。

三、結尾

一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函等。

四、結束語

通常應根據函詢、函告、函商或函覆的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。

五、結尾落款

落款一般寫明發文單位名稱、發文時間。

擴充套件資料

函件的作用：

“函”有下列三方面的作用：

（一）相互商洽工作。如調動幹部，聯絡參觀、學習，聯絡業務，邀請參觀指導。

（二）詢問和答覆問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關於機關離休幹部病故撫卹問題”的問題以及民政部對此問題的答覆，都是用“函”的形式。

（三）向有關主管部門請求批准。如《民政部關於請安排每年生產三百輛火葬運屍專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批准而發的。

參考資料

搜狗百科-函